Voimassa alkaen: 10.09.2025
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Kalevan Kisat 2026 -tapahtuman järjestäjät käsittelevät henkilötietoja. Käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) sekä muuhun soveltuvaan lainsäädäntöön.
1. Rekisterinpitäjä
Kalevan Kisat 2026
Monitoimitalo, Kuntoportti 3, 40700 Jyväskylä
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Markku Koistinen
Hallinto
3. Rekisterin nimi
Kalevan Kisat 2026 -tapahtuman osallistuja-, vapaaehtois- ja sidosryhmärekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Tapahtuman järjestäminen ja hallinnointi: ilmoittautumiset, osallistujien hallinta, viestintä, aikataulut, tulokset ja turvallisuus.
- Oikeusperuste: sopimus ja oikeutettu etu.
- Viestintä ja tiedottaminen: tiedotteet osallistujille, vapaaehtoisille ja sidosryhmille.
- Oikeusperuste: sopimus ja/tai oikeutettu etu. Markkinoinnin osalta oikeusperuste on suostumus, mikäli sitä vaaditaan.
- Vapaaehtoistoiminnan hallinnointi: rekrytointi, perehdytys, työvuorot, tehtävänkuvat ja palkitseminen.
- Oikeusperuste: sopimus ja/tai oikeutettu etu.
- Lakisääteiset velvoitteet: kirjanpito, verotus ja viranomaispyynnöt.
- Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.
- Tapahtuman kehittäminen ja turvallisuus: palautteiden kerääminen, tilastointi ja turvallisuusjärjestelyt.
- Oikeusperuste: oikeutettu etu.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen sisältö riippuu roolista (osallistuja, vapaaehtoinen, sidosryhmä). Tiedot voivat sisältää:
- Perustiedot: nimi, yhteystiedot, syntymäaika, sukupuoli.
- Kilpailutiedot: seura, laji, sarja, kilpailunumero, tulokset, ennätykset.
- Vapaaehtoistiedot: tehtävät, työvuorot, osaaminen, erityisruokavaliot tai allergiat (vain suostumuksella).
- Maksutiedot: ilmoittautumis- ja lisenssimaksuihin liittyvät tiedot (maksupalvelun kautta).
- Viestintätiedot: uutiskirjeen tilaus, viestinvaihdot.
- Suostumukset: esim. markkinointiluvat.
- Terveystiedot: vain tarpeen mukaan ja suostumuksella (esim. ruokavaliot, ensiaputilanteet).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään:
- ilmoittautumislomakkeet
- vapaaehtoishakemukset
- verkkosivujen lomakkeet ja uutiskirjeet
- sähköposti- ja puhelinviestintä
- urheiluseurojen julkiset tiedot
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa seuraaville:
- Urheiluliitot ja seurat: tulosten julkaiseminen, lisenssien todentaminen.
- Palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit: IT-, maksunvälitys-, tulospalvelu-, ensiapu- ja turvallisuuspalvelut. Näiden kanssa tehdään asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.
- Viranomaiset: lakisääteisten velvoitteiden perusteella.
- Media: kilpailutulosten julkaisemiseksi.
8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirto on tarpeen (esim. pilvipalvelu), käytetään EU:n mallisopimuslausekkeita tai muuta lainmukaista siirtoperustetta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaaliset tiedot: säilytetään lukituissa tiloissa.
Digitaaliset tiedot: suojattu palomuureilla, salauksella ja käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet rajataan vain tarpeellisille henkilöille.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tai lain edellyttämää.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet, kuten:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- pyytää oikaisua tai täydentämistä
- pyytää tietojen poistamista (ellei laki edellytä säilyttämistä)
- rajoittaa käsittelyä
- vastustaa käsittelyä, jos perusteena on oikeutettu etu
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- peruuttaa suostumus (jos käsittely perustuu suostumukseen)
- tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
11. Evästeet
Kalevan Kisat 2026 -verkkosivusto käyttää evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, analytiikkaan ja sisällön personointiin.
Voit hallita evästeitä selaimen asetuksissa. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tietosuojaselostetta voidaan päivittää palveluiden kehittämisen tai lainsäädännön muutosten vuoksi. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivustolla.
